Tässä on mielestäni tärkemmät kopit, kuinka saat elämässäsi enemmän asioita aikaiseksi tehokkaamman ajanhallinnan avulla.
Aloita tästä: Nopea vastaus ajanhallintaongelmien kuriin saamiseksi on opetella käyttämään kalenteria. Kun kalenteri ohjaa arkeasi, et jätä asioita ”ilmaan leijumaan”, josta ne sitten unohtuvat hyvinkin nopeasti ja tulevat vastaan sen jälkeen, kun asia olisi jo pitänyt hoitaa.
Syitä miksi ajankäytön hallinta on vaikeaa
Mikä ihmeen ajankäytön hallinta eli ajanhallinta eli ihan vaan optimaalinen ajankäyttö?
Ongelma tulee esille usein silloin, kun jotkin asiat jäävät tekemättä tai henkilöstä tuntuu, että hänellä on liikaa yhtäaikaisia asioita hoidettavana. Kontrollin tunne pettää ja tilalle tulee ahdistus.
Joku raja omassa jaksamisessa täyttyy. Usein silloin ollaan jo aika pitkällä pahassa paikassa, joka on johtanut pitkäaikaiseen stressitilaan tai jopa burnouttiin.
Jotta voit ottaa oman aikasi takaisin käsiisi, niin sinun on hyvä tunnistaa näitä ongelmalliseen ajankäyttöön liittyviä syy- ja seuraussuhteita.
Kiire
Tuntuuko sinusta siltä, että on kokoajan kiire? Yleensä tilanteet töissä ja vapaa-ajalla ikään kuin vaan tapahtuvat yhtäkkiä ja niihin reagoidaan kiireellisesti deadlinen paukkuessa. Ongelmana tässä on se, että tekeminen muuttuu äkkiä tulipalojen sammuttamiseksi. Tehokkuus laskee, koska kaikki aika kuluu suoraan päin naamaa läsähtäviin ongelmiin.
Sitä löytää usein itsensä tilanteesta, jolloin ei kerkeä tekemään töitä kiireeltä. Katsotaan, kuinka saamme kiireen kuriin ja enemmän asioita aikaiseksi.
Poista kiire suunnitelmallisuudella
Kiire päihitetään suunnitelmallisuudella. Lähde suurista tavoitteista liikkeelle. Tällainen tavoite voi olla esimerkiksi vaikkapa projektin vieminen päätökseen määräajassa. Käytä SMART-menetelmää.
| Spesific | Tarkka määritelmä |
| Measurable | Mitattava |
| Attainable | Saavutettavissa |
| Realistic | Realistinen |
| Timebound | Aikaan sidottu |
Päätavoitteen määritettyäsi paloittele se pienemmiksi tavoitteiksi. Luo siis pienemmät smart-tavoitteet viikko- ja päivätasolle.
Lopputuloksena sinulla on selkeä suunnitelma, mitä sinun pitää tehdä joka päivä, jotta pääset asetettuun tavoitteeseen. Voit hyödyntää tätä niin työelämässä, kuin painonpudotuksessa.
Keskeytykset
Halusin ottaa keskeytykset ihan omaksi kokonaisuudeksi. Sitä ei tule aina miettineeksi, kuinka kalliiksi keskeytykset tulevatkaan tehokkaan tekemisen näkökulmasta.
Onkin erityisen tärkeää aikatauluttaa oma arki siten että hankkii keskeytymätöntä aikaa omalle tekemiselle. Joka kerta, kun sinut keskeytetään tai keskeytät itsesi putoaa keskittymisesi pohjalle.
Harmaa nouseva viiva kuvaa työskentelyn orientaatioaikaa. Se vaihtelee tapauskohtaisesti 15-30 minuutin välillä. Työskentelyä optimaalisessa huipputason keskittymistilassa kuvataan vihreällä viivalla. Punainen ikoni kuvastaa keskeytystä. Punainen viiva on laskeva keskittymisen taso, joka putoaa pohjatasolle keskeytyksen myötä.
Tärkein asia keskeytymättömään työhön on ymmärtää keskeytysten vahingollinen vaikutus itselleen ja muille. Tämä ei kuitenkaan aina valitettavasti riitä. Keskeytykset johtuvat usein toisista ihmisistä.
Nykyisin ongelmallista on myös se, että usein työn kulkuun liittyy muiden kanssa kommunikointi. Voit huomata työskenteleväsi työpaikalla, jossa vallitsee keskeytyskulttuuri.
Mieti kuinka suuri vaikutus tällä onkaan isossa mittakaavassa organisaatiosi tehokkuuteen. Pahimmassa tapauksessa et pääse missään vaiheessa työskentelemään sinulle optimaalisessa keskittymistasossa.
Saavuta tekemisen huipputaso tekemällä työtä ilman keskeytyksiä
Jos työskentelet ympäristössä, jossa on muita ympärillä, niin sopikaa yhteisistä pelisäännöistä.
Joskus ongelmaan on olemassa helppo ratkaisu: Hanki keskeytyksetöntä aikaa luomalla sääntöjä tai asettamalla itsesi paikkaan, josta sinua ei voi keskeyttää.
Mikäli et pääse työpaikallasi työskentelämään “hiljaiseen tilaan”, niin hyvä ratkaisu optimaaliseen työskentelyyn on sopia yleiset “hiljaiset tunnit” toimistolla.
Näinä aikoina ei sallita keskeytyksiä, vaan kysymykset jätetään tauoille tai erikseen sovituille ajankohdille, jolloin kollegoiden kanssa keskustelu on sallittua.
Muista, että keskeytysten hinta on infernaalinen! Jos elät keskeytysten kulttuurissa, niin ota aloite omaan käteesi ja ala saavuttamaan asioita huipputason keskittymisen ansiosta.
Hajamielisyys ja multitasking
Kuinka monta projektia olet saanut melkein valmiiksi? Tuleeko sinulla mieleen taakse jääneitä to-do listoja, joita ei koskaan saatu valmiiksi?
Hyvin moni haalii itselleen tehtäviä liian paljon. Loppujen lopuksi ihminen on lähes aina parhaillaan tehdessään yhden asian kerrallaan. Siksi on tärkeää priorisoida.
Priorisoi – Vähennä työtäsi ja saa asioita enemmän aikaiseksi
Monella ei käy mielessä, että saadakseen asioita enemmän aikaiseksi pitää osata luopua jostakin.
Yksinkertainen priorisointiyökalu:
- Mieti mitä asioita sinun pitää (ja voit) saada tänään aikaiseksi
- Listaa asiat tärkeysjärjestykseen
- Aloita asia kerrallaan listan kärjestä
- Keskity pelkästään asioiden tekemiseen
Ehkä huomaatkin, että tätä listaa voi hyvin soveltaa yllä olevaan smart-tavoitetyökaluun.
Keskittymällä olennaiseen ja karsimalla kaiken ylimääräisen pois elämästäsi voit saada paljon enemmän asioita aikaiseksi. Lähes aina yksinkertaiset asiat ovat niitä kaikkein tehokkaimpia työkaluja muutokseen.
Elät parempaa elämää, kun kehityt ajankäytön hallinnassa
Hyödyntämällä yllä olevia työkaluja elämässäsi koet positiivisia muutoksia. Tässä on alla asioita ja tuntemuksia, joista voit päästä eroon keskittymällä ajanhallintaan elämässäsi.
Riittämättömyyden tunne. Kun aika on näpeissäsi pysyt fokusoituneena, koska saat ne asiat aikaseksi mihin ryhdyt. Sinulla pysyy kontrolli elämästäsi.
Aivosumu ja hajamielisyys. Vähentämällä turhia keskeytyksiä ja tapoja, jotka vain tuhlaavat aikaa pysyt virkeänä. Opit myös olemaan erossa liikainformaation lähteistä, kun et ole riippuvainen nykyteknologian tuottamista ärsykkeistä.
Kehityt ajankäytössä ja elät parempaa elämää. Ajankäytön hallinnan myötä voit saada positiivisia vaikutuksia esimerkiksi myös unirytmisi parantamiseen ja kuntoilun sisällyttämiseen arkeesi.
Pystyn allekirjoittamaan vaikutukset, koska nämä ovat asioita, jotka itse sain kuntoon ajanhallinnan avulla.
Tv-shop tyylisesti voisin kertoa, että “ajankäytön hallinta muutti elämäni!”. Ja se on totta. Luopumalla sain paljon enemmän. Kannustan käsi sydämellä keskittymään ajanhallintaan.