Työvoimapula: laske ensin, paljonko rutiinityötä tiimissäsi on
Rekrytointi ei aina onnistu, mutta tiimin viikosta löytyy tunteja, joita ei tarvitse tehdä käsin. Näin ne lasketaan viikossa ja näin erotetaan se osa, jonka voi siirtää koneelle.
Rekrytointi-ilmoitus on ollut auki kolme kuukautta. Hakemuksia tuli neljä. Työt tehdään edelleen samalla porukalla kuin ennenkin, ja seuraava tarjouspyyntö odottaa vastausta.
Nopeaa rekrytointikonstia tähän ei ole. Yksi luku kannattaa silti selvittää ennen kuin ilmoitus laitetaan uudestaan auki: Montako tuntia viikossa nykyinen tiimi tekee työtä, joka toistuu joka kerta samanlaisena.
Työvoimapula on pk-yritysten yleisin yksittäinen este
Kevään 2025 Pk-yritysbarometrissa osaavan työvoiman saatavuus oli yleisin yksittäinen kehittämisen este: 25 prosenttia pk-yrityksistä nimesi sen pahimmakseen. Kevään 2026 barometrissa noin puolet kertoi työvoiman saatavuuden rajoittavan kasvua ainakin jossain määrin. Mitä kasvuhakuisempi yritys, sitä useammin rekrytointi on se pullonkaula.
Yrittäjien omissa vastauksissa kasvun esteistä sama asia sanotaan suoremmin. Yksi kuvasi tilanteensa näin: "Muna-kana: yritys ei voi rekrytä uutta sitoutunutta henkilöstöä ilman merkittävää asiakastöiden kasvua, jota taas on vaikea saada nykyresurssein." Kierrettä ei aukaista rekrytoinnilla, koska juuri rekrytointi on se, mikä ei onnistu.
Paljonko rutiinityötä meidän tiimissä oikeasti on?
Useimmiten muutamia tunteja viikossa jokaista tietotyötä tekevää kohden. Barometrin mukaan tekoälyä käyttävien pk-yritysten yleisin koettu hyöty on juuri tämä: 49 prosenttia sanoo ajan vapautuneen rutiinitehtävistä. Teidän oma lukunne ei silti löydy tilastosta. Se lasketaan yhden viikon ajan, kynällä.
- Kirjaa tehtävä silloin, kun huomaat tekeväsi sen taas. Sama raportti, sama tiedonsiirto, sama vastaus vähän eri sanoin.
- Merkitse kesto karkeasti. Viisi minuuttia, puoli tuntia, kaksi tuntia. Tarkkuudella ei tee mitään, toistuvuudella tekee.
- Kysy jokaisesta rivistä yksi kysymys: Osaisinko kirjoittaa tämän säännöksi toiselle ihmiselle? Jos osaisit, se on konetyötä.
Perjantaina rivit lasketaan yhteen. Jos toistuvaa työtä on viisi tuntia viikossa tekijää kohden ja tiimissä on neljä ihmistä, kasassa on kaksikymmentä tuntia. Se on suunnilleen puolet siitä työntekijästä, jota ei saatu palkattua. Ilman rekrytointia, perehdytystä ja palkkasivukuluja.
Miltä se näyttää, kun kone tekee tuon osuuden
Rakensin oman uusasiakashankintani koneelle, koska myyjää ei ollut palkattavaksi. Kone etsii yritykset avoimesta datasta, tekee jokaiselle oman verkkosivudemon, julkaisee sen ja hoitaa yhteydenotot. Yrityksiä on käsitelty 1 592, ja oma työni siinä on ollut noin kuusi tuntia viikossa.
Kone ei poistanut työtä kokonaan. Osa tunneista siirtyi tekemisestä tarkistamiseen, ja tarkistaminen on eri työtä kuin tekeminen. Sekin on silti tunteja, joita ei mene copy-pasteen.
Mitä laskurista kannattaa jättää pois
Kaikki toistuva ei ole automatisoitavaa, ja väärän työn siirtäminen koneelle maksaa enemmän kuin sen tekeminen käsin. Kaksi rajaa, jotka olen oppinut kantapään kautta:
- Työ, jonka sääntöä ei osaa sanoa ääneen. Jos ohje asuu tekijän päässä eikä missään kirjoitettuna, ensimmäinen työ on kirjoittaa se ylös. Siirsin kerran toimivan automaation kollegan koneelle, eikä se lähtenyt käyntiin ollenkaan: Puolet ohjeesta oli minun koneeni asetuksissa.
- Työ, jonka tulosta ei voi tarkistaa. Koneelta pitää voida kysyä jotain, minkä vastauksen tietää jo etukäteen. Kun kokeilin sitä valmiilta näyttäneelle työkalulle, se rakensi uudelleen väärät sivut, vaikka tarkistusajo oli hyväksynyt tuloksen ilman huomautuksia.
Loppu listasta on hyvää raaka-ainetta. Kokosin erikseen sen, mitä työvoimapulalle voi tehdä ilman rekrytointia ja mistä työstä kannattaa aloittaa.
Aloitetaan siitä ärsyttävimmästä. Kerro yksi toistuva prosessi, niin rakennetaan siihen kone ja katsotaan teidän omalla aineistollanne, kestikö tulos tarkastelun.