Automaatio on valmis vasta, kun joku muu saa sen käyntiin
Siirsin toimivan automaation kollegan koneelle, ja puolet ohjeesta ei ollutkaan missään kirjoitettuna. Näin testaat yhdellä kysymyksellä, kulkeeko konteksti työkalun mukana vai asuuko se sinun päässäsi.
"Missä tää kansio on?"
Se oli kollegan ensimmäinen kysymys, kun annoin hänelle rakentamani automaation. Olin varautunut kysymyksiin siitä, miten se toimii. En siihen, ettei se lähde käyntiin ollenkaan.
Yhden koneen automaatio
Aika monessa yrityksessä on työvaihe, jonka osaa ajaa vain yksi ihminen. Kuukausiraportti, tuontitiedosto, kuvien käsittely, jokin ajo, joka tehdään aina samalla tavalla. Se toimii, ja usein se toimii hyvin. Mutta se toimii yhdellä koneella, ja kun se ihminen on lomalla, työvaihe odottaa häntä.
Helppo selitys on, että homma on muille liian teknistä. Yleensä syy on tylsempi. Ohje on kyllä olemassa, mutta puolet siitä ei ole missään kirjoitettuna. Se asuu tekijän päässä ja hänen koneensa asetuksissa.
Mitä siirto paljasti
Polut osoittivat minuun. Asetustiedostossa luki kansiopolkuja, jotka lähtivät suoraan minun kotihakemistostani. Minun koneellani ne ovat oikein. Toisella koneella ne osoittavat tyhjään. Muutin ne suhteellisiksi, eli polku kertoo sijainnin suhteessa kansioon eikä suhteessa minuun. Pieni korjaus, mutta ilman sitä mikään muu ei ehtinyt edes alkaa.
Opit asuivat keskusteluhistoriassa. Kaikki, mitä projektin varrella opin, oli syntynyt keskusteluissa mallin kanssa. Ne opit olivat tallessa vain siinä historiassa ja minun muistissani. Kirjoitin ne kansioon omaksi tiedostokseen, samaan kansioon, joka siirrettiin. Nyt konteksti kulkee työkalun mukana. Jos joku jatkaa työtä toisella koneella, malli lukee samat säännöt kuin minä.
Kukaan ei lue erillistä ohjetta. Sitten tein kansiosta itseään selittävän. Kun uusi käyttäjä avaa sen, malli huomaa itse, mitä koneelta puuttuu, ja opastaa asennuksen läpi suomeksi. Ohje ei ole liitteessä vaan siinä, missä työ tehdään.
Mikä muuttui
Luovutus ei ole enää tilaisuus, jossa istun vieressä. Kansio kopioidaan, ja ensimmäinen ajo tapahtuu ilman minua.
En laita tähän säästettyjä tunteja, koska en mitannut niitä. Yksi asia on silti selvä. Ennen siirtoa työkalulla oli täsmälleen yksi mahdollinen käyttäjä. Sen jälkeen käyttäjiä voi olla useampi, eikä minun kalenterini ole enää osa työvaihetta.
Testi, jonka voit tehdä tällä viikolla
Ota yksi ohje tai automaatio, jonka omistat. Avaa uusi keskustelu mallilla, jolla ei ole projektista mitään ennakkotietoa. Anna sille pelkkä kirjoitettu ohje, ei mitään muuta, ja pyydä tekemään tehtävä alusta loppuun.
Malli tekee toisen kahdesta asiasta: Se joko kysyy puuttuvat kohdat tai keksii ne. Kysymykset kertovat, mitä ohjeesta puuttuu. Keksityt kohdat kertovat, missä ohje on niin epämääräinen, että tyhjä täyttyy arvauksella. Kirjoita molemmat ylös.
Se lista on se puolikas ohjetta, joka asuu tällä hetkellä vain sinun päässäsi. Malli löytää sen nopeammin kuin uusi työntekijä, koska se ei arastele kysyä ilmiselvää.
Automaatio ei ole valmis silloin, kun se toimii sinulla. Se on valmis silloin, kun se toimii ilman sinua.