Ensimmäinen tulos ei saa odottaa viimeistä
Pitkä automaattinen erätyö on tavallisesti rakennettu niin, että se antaa tulokset vasta lopussa. Irrotin luovutuksen ajosta, ja sama 45 minuutin ajo alkoi tuottaa käyttökelpoista jälkeä heti.
Ajo lähti käyntiin, ja sen jälkeen ruudulla ei tapahtunut yhtään mitään. Yhdeksän tiedostoa työn alla, noin 45 minuuttia edessä, eikä mitään merkkiä siitä, eteneekö homma vai onko se jumissa.
Tunnistan tämän jokaisesta pidemmästä automaatiosta, jonka olen rakentanut. Ajo on nopea käynnistää, ja sitten se on hiljaa. Kun se lopulta vastaa, se antaa kaiken kerralla tai ei mitään.
Miksi kaikki kerralla on huono tapa
Iso osa toistuvasta tietotyöstä on erämuotoista. Kuukausiraportit kaikista yksiköistä, tuotetiedot koko valikoimasta, tiedostomuunnos sadalle liitteelle, vientiajo jokaiselle asiakkaalle. Kun tällaisen automatisoi, luonteva tapa on rakentaa siitä yksi ajo: Sisään koko erä, ulos koko erä.
Siinä on kaksi ongelmaa, ja molemmat maksavat aikaa.
- Odotus on turhaa. Ensimmäinen tulos oli valmis viidessä minuutissa. Silti se odotti kansiossa 40 minuuttia, koska luovutus oli sidottu viimeiseen. Se aika olisi voinut mennä tarkistamiseen.
- Keskeytys tuhoaa kaiken. Jos ajo kaatuu kohdassa seitsemän, käsissä ei ole seitsemää valmista tulosta. Käsissä ei ole mitään, koska mikään ei ehtinyt ulos.
Mitä tein
Irrotin luovutuksen ajosta. Ajo jauhaa taustalla omaan tahtiinsa, ja sen rinnalla kulkee erillinen kevyt tarkistus, joka katsoo mitkä tulokset ovat valmiita ja lähettää ne eteenpäin. Valmis osa ei odota koko erää.
Kolme asiaa piti päättää erikseen, eikä yksikään niistä ole tekninen kysymys.
Kuinka usein kone raportoi. Ensimmäinen versio tarkisti tilanteen niin tiheästi, että siitä tuli pelkkää kohinaa. Nostin välin noin 25 minuuttiin. Se on tarpeeksi harvoin, ettei se keskeytä muuta työtä, ja tarpeeksi tiheästi, että kaatumisen huomaa ennen kuin koko tunti on mennyt hukkaan.
Mikä on jo luovutettu. Kone pitää listaa siitä, mitkä tulokset se on jo lähettänyt. Ilman sitä tarkistus lähettäisi samat tiedostot uudelleen joka kierroksella. Tyhjensin listan kertaalleen, ja luovutus alkoi kuuliaisesti alusta. Se on hyvä muistutus siitä, että lista on koneen ainoa muisti tästä asiasta.
Mistä tietää, että ajo on ohi. Hiljaisuus ei kerro sitä. Hiljaisuus voi tarkoittaa, että kaikki on valmista, tai että ajo on kuollut. Siksi ajo kirjoittaa lopettaessaan oman merkintänsä, ja vasta se merkintä yhdessä täyden luovutuslistan kanssa tarkoittaa, että homma on tehty.
Mitä se muutti
Yhdeksän tiedoston erä kesti yhä saman 45 minuuttia. Kone ei nopeutunut lainkaan. Oma työni nopeutui, koska aloitin tarkistamisen ensimmäisistä tuloksista silloin, kun kone vielä teki loppuja. Kun viimeinen valmistui, suurin osa oli jo katsottu läpi.
Toinen muutos näkyi vasta, kun yksi osa kaatui kesken ajon. Menetin sen yhden osan ja sen uusimiseen menneen ajan. Aiemmin olisin menettänyt koko tunnin.
Mitä tästä kannattaa ottaa
Katso sitä automaatiota, joka kestää pisimpään. Jos se on erätyötä, kysy siltä kaksi kysymystä. Pystyykö se luovuttamaan ensimmäisen valmiin osan ennen kuin viimeinen on valmis? Ja pitääkö se kirjaa siitä, mitkä osat se on jo luovuttanut?
Jos vastaus jälkimmäiseen on ei, muutos on pienempi kuin miltä se kuulostaa. Itse ajoon ei tarvitse koskea. Riittää, että valmiin työn tunnistaminen ja sen eteenpäin lähettäminen erotetaan omaksi asiakseen, joka katsoo tilannetta sovituin välein.
Sama periaate tekee pitkästä automaatiosta siedettävän: Koneen ei tarvitse olla nopeampi, sen pitää vain lakata pitämästä valmista työtä itsellään. Se on halvin tapa saada aikaa takaisin silloin, kun viikko menee toistuvaan käsityöhön.