Kenelle tämä sääntö on kirjoitettu
Jaettuun ohjeeseen kertyy sääntöjä kahdelle lukijalle, ihmiselle ja mallille, eikä kumpikaan lue sitä enää loppuun. Näin yksi päätös lukijasta teki poistoista helppoja.
Kukaan ei ole koskaan keksinyt tuotekoodia päästään.
Silti kampanjaohjeessa oli tälle oma rivinsä: Älä keksi tuotekoodia. Rivi oli aivan oikein. Se oli vaan kirjoitettu koneelle, ja sitä oli tulossa lukemaan ihminen.
Kaksi lukijaa, yksi tiedosto
Aika monessa yrityksessä on tiedosto, josta toistuva työ alkaa. Kampanjan välilehti, prosessikuvaus, joku "aloita tästä". Se on se tiedosto, johon uusi tekijä ohjataan, ja nykyään yhä useammin myös se, joka liitetään kielimallille keskustelun alkuun.
Kun sama tiedosto palvelee molempia, siihen kertyy sääntöjä kahdelle eri lukijalle. Osa koskee ihmistä, joka klikkaa itse. Osa koskee mallia, joka ajaa työn läpi. Kumpikaan ei tarvitse toisen sääntöjä, mutta molemmat joutuvat lukemaan ne. Tiedosto kasvaa, kunnes kumpikaan ei lue sitä loppuun.
Yksi päätös teki poistoista helppoja
Tehtävä oli saada välilehti sellaiseen kuntoon, että sen voi antaa ihmiselle, joka tekee työn käsin. Se kuulostaa siivoukselta. Oikeasti se oli yksi päätös: Tällä tiedostolla on tästä eteenpäin yksi lukija.
Sen jälkeen poistot eivät olleet enää makuasia. Kaksi kokonaista kieltolohkoa oli osoitettu mallille. Tuotekoodin keksiminen, sarakeotsikoiden muuttaminen, tunnistepäätteet, sarakkeiden kahdentuminen: Yksikään näistä ei ole sellainen, jonka käsin tekevä ihminen tulisi tehneeksi. Ne lähtivät.
Kaksi riviä samoista lohkoista jäi. Ne näyttivät muodoltaan täsmälleen samanlaisilta kielloilta, mutta niiden lukija oli ihminen: Hinnastoon ei kirjoiteta, ja julkaisu on kaksi askelta eikä yksi. Nekään eivät jääneet sääntölohkoon, vaan siirsin ne sinne, missä ne rikotaan. Julkaisun kaksivaiheisuus lukee nyt isoilla kirjaimilla sillä rivillä, jolla joku on juuri merkitsemässä työn valmiiksi.
Poistettu ei kadonnut. Niiden rivien takana ollut analyysi siirtyi omaan tiedostoonsa siltä varalta, että asia joskus palaa. Välilehti oli aluksi 87 riviä ja seitsemän lohkoa, lopuksi 54 riviä ja neljä lohkoa.
Kielto osoittaa aina johonkuhun
En mitannut säästettyjä tunteja, joten en väitä niistä mitään. Näkyvä muutos oli toinen: Tiedoston lukee nyt loppuun, ja jäljelle jääneet säännöt ovat siinä kohdassa, jossa ne ovat vaarassa.
Poistetut rivit eivät olleet turhia. Ne olivat eläviä ja tärkeitä sääntöjä, joita kukaan paikalla oleva ei vaan pystynyt rikkomaan. Kielto kuuluu sen ohjeeseen, joka voi rikkoa sen. Jos malli keksii tuotekoodeja, kielto kuuluu mallin ohjeeseen eikä ihmisen muistilistaan.
Tästä syntyy myös se hyöty, joka näkyy kalenterissa. Kun ohje on kirjoitettu sille, joka työn oikeasti tekee, työvaihe lakkaa olemasta yhden ihmisen varassa. Sama kysymys on taustalla silloinkin, kun uutta tekijää ei löydy ja nykyisten kädet pitää vapauttaa.
Mitä voit tehdä tällä viikolla
Ota yksi jaettu ohje, jota teillä oikeasti käytetään. Kirjoita sen ensimmäiselle riville, kenelle se on kirjoitettu: Ihmiselle, mallille vai molemmille. Yksi vastaus, ei kolmea vaihtoehtoa peräkkäin.
Lue teksti sitten uudestaan sen lukijan silmin. Kaikki, mikä on osoitettu jollekulle muulle, on joko turhaa tai kuuluu sen toisen omaan ohjeeseen. Molemmat lopputulokset kelpaavat, kunhan rivi ei jää sinne, missä se nyt on.
Kannattaa varautua yhteen yllätykseen. Osalle riveistä ei löydy lukijaa ollenkaan, koska työtapa on vaihtunut tai järjestelmä poistunut. Ne ovat helpoimmat poistaa, ja yleensä niitä on enemmän kuin arvaa.