Kone ei jätä tyhjää kohtaa tyhjäksi

Kampanjasuunnitelmassa on yksi solu, johon kirjoitin kaksi sanaa: Ei päätetty. Se vei kolme sekuntia, ja siitä tämä teksti kertoo.

Rakensin kampanjalle suunnitelmavälilehden, 110 riviä ja kuusi lohkoa. Joka rivillä on tehtävä, omistaja ja tila. Suurin osa riveistä oli suoraviivaisia. Ne, jotka eivät olleet, eivät olleet hankalia siksi, että tieto olisi puuttunut. Ne olivat hankalia siksi, että päätöstä ei ollut vielä tehty.

Tyhjä solu tarkoittaa kahta eri asiaa

Tyhjä kohta voi tarkoittaa, ettei asiaa ole päätetty. Se voi myös tarkoittaa, että asia on päätetty mutta kirjaamatta. Taulukosta näitä kahta ei voi erottaa toisistaan, joten lukija valitsee niistä sen, joka haittaa hänen omaa työtään vähemmän, ja jatkaa matkaa.

Kielimalli tekee saman, mutta nopeammin ja vakuuttavammin. Jos annat sille suunnitelman, jossa budjettirivi on tyhjä, et saa takaisin kysymystä budjetista. Saat luvun, joka näyttää uskottavalta, koska malli täyttää aukon sillä, mitä aukkoon tavallisesti kuuluu. Tyhjä kohta ei ole koneelle tyhjä. Se on kutsu arvata.

Kolme merkintää, ja kolmas on se joka puuttuu

• Valmis. Rivillä on tulos ja tieto siitä, mistä tulos on luettu. Ei pelkkä väri eikä rasti.
• Odottaa. Rivillä on lyhyt syy ja takaraja. Pelkkä sana odottaa pakottaisi etsimään syyn muualta joka kerta.
• Ei päätetty. Rivillä on se, mitä ei ole päätetty, kuka päättää ja mihin mennessä. Mainosbudjetin kohdalla luki, että budjettia ei ole päätetty. Omistajakenttään tuli maininta, että vastuu on minulta sovittava, koska nimeä ei siinä vaiheessa ollut.

Kolmas merkintä on ainoa, joka kertoo, että aukko on tiedossa. Ilman sitä suunnitelma näyttää valmiilta juuri siitä kohdasta, joka on kaikkein keskeneräisin.

Mitä se säästää

Aika ei säästy siinä, että merkinnän kirjoittaa. Se on kaksi sanaa. Aika säästyy siinä, mitä ei tarvitse tehdä jälkikäteen: Etsiä syytä muualta, kysyä toiselta tai tarkistaa, onko taulukon luku päätetty vai mallin täyttämä. Yksi rivi tekstiä tänään on halvempi kuin kolme viestiä kahden viikon päästä.

Sivuvaikutus on se, että suunnitelma kestää eteenpäin antamisen. Kun rivillä lukee, kuka päättää ja milloin, sen lukijan ei tarvitse arvata, onko kohta auki tarkoituksella vai vahingossa. Sama pätee koneeseen, joka lukee taulukkoa seuraavan kerran.

Mitä voit tehdä tällä viikolla

Avaa se ohje, brief tai taulukko, jonka annat koneelle, ja etsi sieltä tyhjät kohdat. Käy ne läpi yksi kerrallaan ja kirjoita jokaiseen toinen näistä: Joko arvo, tai maininta, ettei arvoa ole päätetty, kuka sen päättää ja mihin mennessä. Älä jätä tyhjiä kohtia, koska kone ei jätä niitä sinunkaan puolestasi.

Tämä on sama työ kuin tekoälyn käyttöönotto yrityksessä muutenkin. Harvoin kyse on mallin valinnasta, useimmiten siitä, että kirjataan ylös mikä on päätetty ja merkitään näkyviin mikä ei.