Kone saa kirjoittaa taulukkoon vasta, kun se osaa kieltäytyä
Jaettuun taulukkoon kirjoittava automaatio voi pyyhkiä kollegan työn niin, ettei kukaan huomaa viikkoon. Kolme sääntöä, joilla koneen saa päästää yhteiseen tiedostoon.
Nolla kuudestakymmenestäyhdestä. Se oli tarkistuksen tulos, ja vasta sen jälkeen annoin skriptin kirjoittaa taulukkoon yhtään mitään.
Luku kertoi, monessako kohdesolussa oli jo jonkun tekemää sisältöä. Vastaus oli nolla. Se on eri asia kuin oletus, että alue on tyhjä.
Se yksi tiedosto, jota kukaan ei uskalla automatisoida
Melkein joka yrityksessä on taulukko, joka on yhtä aikaa tärkein ja pelottavin. Yhteinen seuranta, projektipohja tai tuotelista, jota täyttää käsin useampi ihminen. Juuri siellä on eniten toistoa ja siksi eniten automatisoitavaa. Ja juuri sinne ei kukaan halua päästää konetta.
Pelko on aiheellinen. Se vaan osoittaa hieman väärään suuntaan. Kun ihminen kirjoittaa vahingossa väärään soluun, hän näkee sen ja peruu. Kun kone kirjoittaa väärään kohtaan, se tekee sen tasaisesti kuudellekymmenelle riville kerralla, eikä kukaan huomaa ennen kuin joku etsii omaa kahden viikon takaista merkintäänsä. Ongelma ei siis ole virhe. Ongelma on hiljainen virhe.
Mitä tein toisin
Ennen kuin skripti sai kirjoittaa riviäkään, ajoin sillä pelkän laskennan: Käy kohdealue läpi ja kerro, monessako solussa on jo sisältöä. Tulos oli se nolla, ja se kirjattiin ylös. Tarkistus kesti sekunteja, mutta se muutti keskustelun sävyn. Kysymys ei ollut enää siitä, uskallanko, vaan siitä, mitä alueella on.
Toinen sääntö jäi pysyvästi koodiin. Jos kohdassa on jotain muuta, skripti ei korvaa sitä. Se ohittaa solun ja kertoo lopuksi, minkä se ohitti. Tämä on tärkeämpi kuin kertaluontoinen tarkistus, koska ensi kerralla alue ei enää ole tyhjä. Silloin suojaus on koodissa eikä minun muistissani.
Kolmas sääntö koski keksimistä. Jos arvoa ei löydy lähteestä, kenttä jätetään tyhjäksi ja asia nostetaan esiin. Ei arvausta, ei paikanpitäjää, joka näyttää oikealta. Tällä kertaa ajo täytti lopulta 31 saraketta ja vajaat kaksituhatta solua, ja osa kentistä jäi tarkoituksella tyhjiksi.
Mikä muuttui
Rehellisyyden nimissä: Tällä ajolla suojaus ei pelastanut mitään, koska ylikirjoitettavaa ei ollut. Arvo ei ollut siinä. Arvo oli siinä, että saman ajon voi tehdä uudelleen ensi kuussa ilman erillistä lupakierrosta, ja että sen voi antaa jonkun muun ajettavaksi. Automaatio, jota uskalletaan ajaa vain kerran ja valvottuna, ei säästä aikaa. Se siirtää työn odottamiseen.
Toinen muutos näkyi tarkastamisessa. Kun tyhjä solu tarkoittaa sovitusti "tätä ei voitu todentaa", tuloksen läpikäynti on nopeaa. Katsotaan aukot, ei kaikkea. Kahden tuhannen solun silmäily riviltä riville olisi vienyt tunteja, ja väsyneenä se olisi silti mennyt ohi.
Mitä tästä kannattaa ottaa
Jos jokin toistuva täyttötyö odottaa automatisointia, älä aloita siitä, mitä kone kirjoittaa. Aloita siitä, mitä se ei saa kirjoittaa. Kolme sääntöä riittää alkuun:
- Laske ennen kuin kirjoitat. Aja ensin pelkkä tarkistus, joka kertoo, monessako kohdesolussa on jo sisältöä. Katso luku itse. Tyhjyys pitää todeta, ei olettaa.
- Kirjoita kieltäytyminen sisään. Jos kohdassa on jotain, älä korvaa. Ohita ja raportoi. Sääntö on halpa tehdä nyt ja kallis jälkeenpäin.
- Vaadi lista tyhjäksi jätetyistä. Jokainen väliin jäänyt kenttä ja lyhyt syy. Tyhjä kenttä syineen on tulos. Tyhjä kenttä ilman syytä on arvoitus, joka palaa seuraavassa palaverissa.
Nämä eivät tee automaatiosta älykkäämpää. Ne tekevät siitä sellaisen, jonka saa päästää yhteiseen tiedostoon. Käytännössä se on ainoa reitti sinne, missä se toistuva työ oikeasti on.