Jokaisessa taulukossa on nimi, jota ei saa korjata

"Älä koske tuohon sarakkeeseen."

Tuo lause on jokaisessa yrityksessä. Joku on sanonut sen kerran ääneen, ja sen jälkeen tieto on kulkenut suusta suuhun: Tuota saraketta ei siirretä, tuohon välilehteen ei kosketa, tuon tiedoston nimeä ei muuteta. Kukaan ei ole kirjoittanut ylös, miksi. Niin kauan kuin työn tekee ihminen, se riittää, koska uusi tekijä osaa kysyä ja joku vanhempi osaa vastata.

Sitten sama tiedosto annetaan tekoälylle, eikä kysyjää enää ole.

Kone ei riko taulukkoa sotkemalla

Kirjoitin mallille sääntökirjan verkkokaupan kampanjan tuotetaulukosta. Tärkein rivi ei lopulta kertonut, mitä pitää tehdä. Se kertoi, mitä ei saa muuttaa:

Sarakkeita saa siirtää. Sarakeotsikon tekstiä ei saa muuttaa.

Syy on se, että kaavat hakevat sarakkeen otsikon nimellä, eivät sen kirjaimella tai paikalla. Otsikko näyttää koristeelta ja on rajapinta. Sarakkeen paikka näyttää rakenteelta ja on täysin vapaa. Ihminen arvaa tämän tyypillisesti juuri toisin päin.

Malli arvaa myös, mutta se ehtii tehdä sen koko tiedostolle kerralla. Se ei riko taulukkoa sotkemalla sitä. Se rikkoo sen siistimällä: Yhtenäistää otsikot, korjaa kirjoitusvirheen, lyhentää liian pitkän nimen. Jokainen noista on erikseen katsottuna parannus, ja jokainen niistä katkaisee haun.

Sääntö ilman perustelua ei kestä

Kirjoitin jokaisesta kohdasta kaksi asiaa: Mikä on lukittu ja miksi se on lukittu.

Jälkimmäinen on tärkeämpi. Pelkkä kielto kumoutuu heti, kun sen noudattaminen tuntuu tyhmältä. "Älä muuta otsikoita" häviää sillä sekunnilla, kun otsikossa on kirjoitusvirhe, koska virheen korjaaminen on ilmiselvästi oikein. "Älä muuta otsikoita, koska kaavat hakevat sarakkeen otsikon nimellä" pitää, koska nyt lukija tietää, mitä muutos maksaa. Tämä pätee täsmälleen samalla tavalla ihmiseen ja malliin. Molemmat punnitsevat sääntöä sitä tilannetta vasten, joka on edessä.

Toinen puoli on yhtä tärkeä, ja se unohtuu useammin: Kirjoita ylös myös se, mitä saa muuttaa. Jos listalla on pelkkiä kieltoja, malli muuttuu varovaiseksi väärässä kohdassa ja pysähtyy kysymään lupaa asioihin, joilla ei ole mitään väliä.

Mitä se muutti

En osaa laittaa tähän tuntimäärää, koska en mitannut sitä. Selvin muutos oli se, että kysymykset siirtyivät oikeaan kohtaan. Aiemmin tarkistin lopputuloksen ja etsin jälkikäteen, mikä hajosi ja missä vaiheessa. Nyt epävarmuus tulee esiin ennen muutosta, ja niissä kohdissa, joissa mitään ei voi hajota, kone etenee kysymättä.

Sivutuotteena syntyi jotain, jota en osannut odottaa. Kun säännöt oli kerran kirjoitettu auki konetta varten, ne olivat samalla paras perehdytys uudelle ihmiselle. Se hiljainen tieto oli ollut olemassa koko ajan, mutta vain puheena.

Kokeile tätä omaan tiedostoosi

Valitse se yksi jaettu taulukko tai kansio, jonka ympärillä puhutaan eniten ja kirjoitetaan vähiten. Merkitse jokaisesta osasta kolme asiaa:

• Lukittu. Mitä ei saa muuttaa ja mikä hajoaa, jos sitä muuttaa.
• Vapaa. Mitä saa siirtää, muotoilla ja järjestää ilman lupaa.
• Kysy ensin. Se kapea alue, jossa oikea vastaus riippuu tiedosta, jota tiedostossa ei lue.

Tuo ei ole tekoälyprojekti, vaan puolen tunnin muistiinpanot. Se kannattaa silti tehdä, ennen kuin annat tiedoston koneelle, ei sen jälkeen. Sama lista on ensimmäinen asia, jonka teemme, kun otetaan tekoäly käyttöön oikeassa työssä.

Jaetun tiedoston ympärillä on aina hiljaista tietoa. Malli ei kuule sitä. Se lukee vain sen, mikä on kirjoitettu ylös.