Osoitteenmuutos on tietotyötä, ei muuttolaatikoita
Osoite vaihtuu, sivut päivitetään, ja asia tuntuu hoidetulta. Sitten selviää, että vanha tieto elää yli viidessäkymmenessä paikassa verkossa. Näin ne löytää.
Yrityksen osoite vaihtuu. Verkkosivuille päivitetään uusi katuosoite, käyntikortit tilataan uusiksi, ja asia tuntuu hoidetulta.
Puoli vuotta myöhemmin asiakas seisoo vanhan oven edessä, koska autonavigaattori ohjasi hänet sinne.
Tehtävä oli tällä kertaa helppo kuvata ja epämiellyttävä tehdä käsin: Etsi jokainen paikka verkosta, jossa yrityksen vanha osoite yhä lukee. Ei korjata vielä mitään, vaan ensin löytää kaikki.
Miksi käsin selaaminen ei riitä
Ilmeiset paikat muistaa kuka tahansa: Omat sivut, Google ja Facebook. Ne eivät ole ongelma. Ongelma ovat ne kymmenet paikat, joihin tieto on vuosien varrella valunut ilman, että kukaan on kirjannut niitä mihinkään. Toimialahakemistot, karttapalvelut, kaupungin oma matkailuopas, kumppanien jälleenmyyjälistat, vanhat lehtijutut ja jopa työpaikkailmoitukset.
Jaoin haun neljälle rinnakkaiselle agentille niin, että jokainen sai oman alueensa: Viranomaisrekisterit ja hakemistot, kartat ja sosiaalinen media, media ja blogit sekä kumppanien ja jälleenmyyjien sivut. Jokainen haki sekä suomeksi että englanniksi. Tärkein sääntö oli, että mitään ei saanut kirjata listalle ilman, että sivu oli oikeasti haettu ja osoite luettu sieltä. Muuten listalle valuu muistinvaraisia arvauksia.
Koko ajo tehtiin lukuoikeudella. Mitään ei muutettu missään. Kartoitus ja korjaaminen ovat eri työvaiheita, ja niiden sekoittaminen on hyvä tapa rikkoa jotain vahingossa.
Mitä listalle kertyi
Yli viisikymmentä vahvistettua mainintaa. Käsin tehtynä ongelma ei olisi ollut hitaus vaan vajaus: Lista olisi jäänyt puolitiehen, eikä kukaan olisi tiennyt sitä.
Kolme asiaa yllätti:
- Osa vanhasta tiedosta istui viranomaisrekistereissä. Se eli yhä yrityksen postiosoitteena ja toimipaikkarekisterin merkinnässä. Juuri nämä rekisterit syöttävät kaupallisia hakemistoja, eli yksi ilmoitus siellä korjaa kerralla joukon sivuja, jotka päivittyvät itsestään.
- Samasta paikasta oli kaksoiskappaleita. Kaksi Google Business Profile -kohdetta ja kaksi Facebook-sivua. Ilmeinen niistä päivitetään, ja kaksonen jää elämään vanhalla tiedolla vuosiksi.
- Osa merkinnöistä oli väärin jo ennen muuttoa. Muutama kertoi väärän kerroksen, ja oli kertonut sitä vuosia. Kartoitus löysi virheitä, joita kukaan ei ollut etsimässä.
Yhtä hyödyllinen kuin mainintojen lista oli lista niistä lähteistä, joista mainintaa ei löytynyt. Ilman sitä seuraava ihminen tarkistaa samat viisikymmentä sivua uudelleen. Samaan tiedostoon merkittiin myös yksi samannimiseltä kuulostava toinen yritys, jotta kukaan ei lähde korjaamaan väärän firman tietoja.
Mitä tästä kannattaa ottaa mukaan
Kaksi asiaa siirtyy suoraan mihin tahansa yritykseen.
Ensimmäinen: Kartoita, ennen kuin korjaat. Muutostyö ilman listaa on arvailua, ja arvailun jälki näkyy vasta silloin, kun asiakas ei löydä perille.
Toinen: Korjaa riippuvuusjärjestyksessä. Etsi se tieto, joka syöttää kaikkia muita, ja aloita siitä. Muuten korjaat käsin kymmenen sivua, jotka olisivat päivittyneet itsestään.
Tämän voi kokeilla tällä viikolla ilman uutta työkalua. Ota yrityksesi nimi, vanha puhelinnumero ja vanha osoite, hae niitä sekä suomeksi että englanniksi, ja kirjaa tulokset kolmeen listaan: Vahvistetut, puhtaat ja epävarmat. Sama tapa toimii kaikkeen muuhunkin, mikä yrityksessä joskus vaihtuu: Nimeen, aukioloaikoihin ja siihen ihmiseen, joka vastaa asiakkaille.