Tarjouspyyntöön vastaaminen: mikä osa siitä on konetyötä

Tarjouspyyntö on helpoin liidi, jonka pk-yritys voi saada. Joku on jo päättänyt ostaa, poiminut teidät listalleen ja kysyy enää hintaa. Silti juuri se viesti jää makaamaan pisimpään.

Syy ei ole laiskuus. Vastaaminen vaatii yhden keskeytymättömän tunnin, ja se tunti on päivän vaikein löytää.

Miksi tarjouspyyntöön vastaaminen venyy?

Koska vastaus ei ole yksi tehtävä vaan kasa pieniä. Kaivetaan asiakkaan tiedot, etsitään viime kerran vastaava tarjous, tarkistetaan hinnat ja toimitusajat, kirjoitetaan sama esittelykappale uudestaan vähän eri sanoin, muotoillaan liitteet ja lähetetään. Näistä yksi vaatii oikeasti harkintaa: Mitä työ maksaa ja mitä siihen luvataan.

Loput ovat toistuvaa työtä. Ne vain sattuvat olemaan toistuvaa työtä, jonka päälle on kiinnitetty kauppa, joten ne tuntuvat tärkeämmiltä kuin ovat.

Kun pk-yrityksiltä kysytään omin sanoin, mikä kasvua jarruttaa, myynti ja uusasiakashankinta nousee esiin noin joka viidennessä vastauksessa. Harvoin on kyse siitä, ettei myydä osata. Kyse on siitä, ettei myynnin mekaaniseen osaan ehdi, kun aika menee laskutettavaan työhön.

Mikä osa tarjouksesta on konetyötä?

Se osa, jonka osaisi kirjoittaa säännöksi toiselle ihmiselle. Käytännössä neljä kohtaa:

• Tietojen kokoaminen. Asiakkaan nimi, y-tunnus, yhteyshenkilö ja aiempi historia teidän kanssanne. Kaikki tämä on jo olemassa jossain, ja silti se haetaan käsin joka kerta.
• Vastaavan työn etsiminen. Melkein jokainen tarjous muistuttaa jotain aiempaa. Kone löytää sen nopeammin kuin muisti, koska kone lukee kaikki eikä vain viimeisintä.
• Vakiotekstit. Esittely, toimitusehdot, takuu ja referenssit. Nämä kirjoitetaan kerran kunnolla, ei joka kerta uudestaan puolihuolimattomasti.
• Muoto ja lähetys. Sama pohja, samat kentät, sama tiedostonimi ja sama muistutus sovitun ajan päästä.

Näistä syntyy tarjousluonnos, josta puuttuu kaksi asiaa: Hinta ja lupaus. Muu on siinä valmiina, joten jäljelle jää se osa, jossa oikeasti päätetään jotain. Se osa on nopea, ja siksi vastaus ehtii lähteä samana päivänä kuin pyyntö tuli.

Sama kone toimii myös toiseen suuntaan

Rakensin oman uusasiakashankintani koneelle, koska myyjää ei ollut palkattavaksi. Kone etsii yritykset avoimesta datasta, rakentaa jokaiselle oman personoidun ehdotuksen, julkaisee sen ja hoitaa seurannan. Yrityksiä on käsitelty 1 592, ja oma työaikani on noin kuusi tuntia viikossa.

Ero saapuvaan tarjouspyyntöön on pienempi kuin miltä näyttää. Molemmissa kone kokoaa aineiston ja tekee luonnoksen, ihminen päättää hinnan ja käy keskustelun. Kaupan päättäminen on jäänyt joka kerta minulle, eikä sitä ole tarkoituskaan siirtää.

Mitä koneelle ei anneta

Hintaa, aikataululupausta eikä poikkeusta. Näistä kolmesta syntyy riita, jos ne menevät väärin, ja juuri ne kone täyttää mielellään puolestasi.

Kirjoitin aiemmin siitä, että kielimalli keksii yksityiskohdat, jos sitä ei erikseen kielletä. Blogitekstissä keksitty yksityiskohta on kiusallinen. Tarjouksessa se on sopimus. Siksi pohjaan kuuluu tyhjä kenttä ja lupa kieltäytyä: Jos hintaa ei löydy hinnastosta, kohta jätetään tyhjäksi eikä arvata.

Tyhjä kenttä pysäyttää lähetyksen. Sen on tarkoituskin.

Yksi asia tälle viikolle

Ota kolme viimeisintä lähettämääsi tarjousta rinnakkain. Alleviivaa niistä se, mikä olisi ollut sanasta sanaan sama riippumatta asiakkaasta. Jos alleviivattua on yli puolet, sinulla on jo lista siitä, mikä kuuluu koneelle.

Loppu on sinun työtäsi: Hinta, lupaus ja se keskustelu, jonka takia pyyntö ylipäätään tuli. Uusasiakashankinnan puolella rakennetaan sama kone toiseen suuntaan, mutta aloitetaan mieluummin siitä päästä, jossa asiakas on jo kysynyt.